Pengurusan masa: Senjata Rahsia Untuk Mengatasi Cabaran Diri
Pengurusan masa adalah kemampuan untuk merancang dan mengawal penggunaan masa dalam sehari dengan cara yang efektif bagi mencapai matlamat. Pengurusan masa merangkuimi semua aspek dalam kehidupan harian kita seperti kerja, kehidupan sosial, keluarga, hobi, minat peribadi, dan komitmen. Menggunakan masa dengan berkesan membantu memberi lebih banyak pilihan dalam menguruskan aktiviti. Kita juga boleh melaksanakan pengurusan masa dengan pelbagai kemahiran, alatan dan teknik, terutamanya apabila menyelesaikan tugas, projek dan matlamat tertentu dalam tempoh masa yang ditetapkan.
Pengurusan masa amat penting untuk membantu kita mengendalikan masa dengan bijak dan bertanggungjawab. Sekiranya kita gagal mengurus masa dengan baik, kita akan membazir banyak masa yang berfaedah, menjadi tidak produktif, cemas, bimbang dan juga mudah marah. Dan yang paling utama, segala tugasan kita akan tergendala memandangkan kita tidak mampu untuk menguruskannya dengan baik. Kemungkinan juga kita terpaksa mengorbankan masa rehat kita dimana ia akan memberi impak pada keesokannya harinya. Bagaimana caranya nak menguruskan masa agar lebih efektif?
Disini ada 8 tips pengurusan masa yang boleh kita pelajari dan amalkan.
Tips yang pertama:- Eat That Frog
Tips ini memerlukan kita untuk menyelesaikan tugasan yang paling penting/berat/sulit sekali dalam tugasan harian kita sebelum melakukan tugasan yang lain. Hal ini kerana, apabila kita melakukan banyak tugasan tugasan kecil dahulu, kita akan merasa letih dan tenaga kita untuk mengerjakan tugasan yang lebih berat akan menurun. Tips ini sesuai untuk anda yang mengalami masalah sering menangguh kerja.
Tips yang kedua:- Pomodoro Technique (25 minit kerja, 5 minit rehat
Teknik ini sesuai diamalkan agar anda kekal fokus dan tidak mudah terganggu dengan keadaan sekeliling terutamanya ketika bekerja. Caranya mudah sahaja, anda melakukan tugasan anda dalam masa 25 minit dan selepas itu rehat selama 5 minit. Ulang cara ini sehingga semua tugasan anda selesai.
Tips yang ketiga:- 2-minute rule
Sekiranya tugasan itu boleh selesai dalam masa 2 minit, terus laksanakan tugasan tersebut tanpa perlu menangguh. Tips ini dapat membantu anda manjadi lebih produktif dan mengurangkan masalah suka menangguh kerja.
Tips yang keempat:- 1-3-5 method
Kaedah 1-3-5 adalah mengenai menyelesaikan tiga kategori tugas. Kaedah 1-3-5 dan pembahagian tugas adalah seperti berikut: 1 tugas utama, 3 tugas sederhana dan 5 tugas kecil. Kaedah ini dapat membantu anda menjadi lebih teratur dalam menyelesaikan tugasan dimana anda dapat menyelesaikan juga tugasan yang kecil kecil daripada terlalu fokus dengan tugasan yang besar.
Tips yang kelima:- Eisenhower Matrix
Eisenhower Matrix ialah satu cara untuk mengatur tugas mengikut kepentingan dan keutamaan supaya anda boleh mengutamakan kerja anda yang paling penting dengan berkesan. Anda perlu bahagikan tugas mengikut kategori seperti gambar di bawah. Kaedah ini sangat berguna untuk anda yang mempunyai banyak tugasan pada satu masa tetapi tidak mampu untuk menguruskannya.
Tips yang keenam:- Getting Things Done (GTD)
Tips ini seringkali kita lihat dan praktik dalam kehidupan seharian iaitu membuat senarai yang perlu dilakukan(To-do List) samada untuk harian, mingguan dan juga perancangan jangka panjang. Kaedah ini mudah saja, anda hanya perlu mengambil sedikit masa untuk menulis apa tugasan yang anda perlu selesaikan. Semakin banyak makumat yang anda teliti secara mental (bergantung hanya pada memori), semakin kurang anda produktif dan fokus. Mungkin akan ada beberapa tugasan yang anda akan terlepas pandang sekiranya tidak mempunyai senarai tugasan.
Tips yang ketujuh:- Pickle Jar Theory
Kaedah ini sesuai untuk anda yang mempunyai pemikiran yang kreatif. Anda hanya perlu mencari tugas-tugas yang anda ingin laksanakan. Kemudian, isi masa yang tersisa dalam hari anda dengan tugasan kecil. Contohnya seperti ini;
Mulakan dengan meletakkan 2 atau 3 batu (rocks) ke dalam balang. Ini akan menjadi matlamat utama anda untuk hari ini. Batu mewakili tugasan yang mengambil masa lebih lama daripada tugas-tugas anda yang lain.
Seterusnya, letakkan beberapa batu kecil (pebbles) di dalam balang. Batu kecil ini mewakili tugasan sederhana yang tidak memerlukan terlalu banyak masa untuk menyelesaikannya Mungkin dalam 30-45 minit sahaja.
Selepas itu, tambahkan pasir (sand) ke dalam balang. Pasir mewakili tugas-tugas yang mengambil kira-kira 30 minit untuk diselesaikan.
Dan akhir sekali, mengisi ruang yang tersisa dengan air. Air mewakili masa untuk berehat, makan tengah hari dan rehat-rehat yang lain sepanjang hari.
Tips yang kelapan:- Task Batching Technique
Kaedah ini digunakan untuk mengatur kerja dengan mengumpulkan tugas-tugas yang hampir sama untuk menyelesaikannya sekaligus. Kaedah ini boleh meningkatkan produktiviti anda dengan mengurangkan masa yang dihabiskan dalam bertukar konteks atau bertukar tugas yang berbeza sepanjang hari. Kaedah ini juga boleh dilaksanakan dengan time blocking dimana anda menetapkan masa untuk setiap tugasan.
Sumber gambar: Timely Team
Untuk anda yang mempunyai masalah pengurusan masa, semoga tips tips ini dapat membantu anda untuk menjadi lebih produktif dalam melaksanakan tugasan dan sedikit sebanyak dapat memperbaharui cara anda dalam menguruskan masa. Bak kata peribahasa melayu, “masa itu emas” yang membawa maksud masa itu sangat berharga dan janganlah dipersia-siakan.
Sumber artikel:-
- The pomodoro technique - why it works & how to do it. Todoist. (n.d.). https://todoist.com/productivity-methods/pomodoro-technique
- Asana, T. (2024, January 29). The Eisenhower Matrix: How to prioritize your to-do list [2024] • asana. https://asana.com/resources/eisenhower-matrix
- Martins, J. (2024, February 23). Master getting things done (GTD) method in 5 steps [2024] • asana. Asana. https://asana.com/resources/getting-things-done-gtd
- Nekvinda, A. (2024, January 25). The pickle jar theory: A strategic approach to time management. Hubstaff Blog. https://hubstaff.com/blog/pickle-jar-theory/#:~:text=The%20idea%20behind%20the%20Pickle,or%20presenting%20in%20a%20meeting.
- Somanathan, S. (2024, April 2). Task Batching: A guide to improving your work productivity. ClickUp. https://clickup.com/blog/task-batching/